PROCESO DE TOMA DE DECISIONES EN LA NOTARÍA UNICA DE VENECIA ANTIOQUIA
En la Notaría Única del Círculo de Venecia Antioquia, tenemos clara la importancia de diseñar un buen procedimiento para tomar decisiones acertadas y proactivas a nivel profesional en cada área compuesta por los diferentes servicios que suministramos en nuestro quehacer diario, buscando establecer una línea clara que nos conduzca a la dirección más eficiente para encontrar una solución a un problema; implementar una mejor alternativa para una determinada situación o realizar de una forma más efectiva una acción, labor o función en pro del servicio notarial que nos conduzca a cumplir con nuestra misión de construir experiencias memorables en cada uno de nuestros usuarios y recurso humano.
Dentro de la estructura organizacional de la Notaría, hemos designado coordinadores responsables de realizar diagnósticos sobre las diferentes situaciones, dificultades y obstáculos que se presentan en la rutina cotidiana de atender usuarios con múltiples necesidades y diferentes particularidades que nos permiten tener definidas en todas las oportunidades los pasos a seguir o las respuestas inmediatas, sin proceder de manera responsable a analizar las posibles soluciones a un tema en particular.
Una vez identificado el problema se procede a informar al asesor o auxiliar administrativo la directriz que se va a implementar en ese caso en particular para continuar con el proceso. Dicha respuesta se da como resultado de un consenso de un grupo primario, en caso de necesitarse el punto de vista del equipo asesor; en una situación contraria, la decisión es tomada por nuestro Asesor Jurídico quien siempre busca la legalidad, oportunidad, viabilidad y posible salida a la necesidad expuesta o del Notario Titular en caso extremo.
El equipo de trabajo tiene clara la información sobre los procesos a seguir, lo que conlleva a buenos resultados reflejados en el Informe estadístico Notarial; como aumento de escrituras, biometrías, autenticaciones , declaraciones, conciliaciones, apoyos a personas en situación de discapacidad, insolvencias etc. dando respuesta satisfactoria a los usuarios y por supuesto a nuestro ente vigilado Superintendencia de Notariado y Registro, quien ejerce los programas de auditorías, revisando si los procedimientos y las actividades que la notaría debe desempeñar, se están realizando de la manera correcta como lo indica la ley.
La alta dirección de la Notaría, siempre nos ha inculcado que el proceso para tomar buenas y efectivas decisiones requiere prestarle la suficiente atención a los detalles y necesidades, profesionalismo, compromiso responsable y, sobre todo, planificación.
- PROCESO DE SELECCIÓN DE PLANTA FÍSICA
Es importante que el notario, trabajadores y en especial nuestros usuarios se sientan cómodos en el sitio de prestación del servicio . El local cuenta con suficiente área de desplazamiento para los usuarios. Cuenta con baño al servicio del público y esta debidamente adecuado para personas en situación de discapacidad, acorde a la ley 1618 de 2013, art 14 numeral 6.
Se dispone de sistemas de guía de braille e información para las personas invidentes o con visión disminuida que facilite y agilice su desplazamiento seguro y efectivo.
VERIFICACION LOCAL
El local, cuenta con las siguientes áreas acordes para la prestación del servicio, ubicadas en un primer nivel.
La Notaria está ubicada en la carrera 52 Socorro # 50-52, del Municipio de Venecia Antioquia, en la zona céntrica, a cuadra y media del parque principal y con fácil visibilidad y acceso al público.
El local ofrece excelentes condiciones de presentación y comodidad para los usuarios del servicio, dando cumplimiento al Decreto 960 de 1079 art 159.
Su archivo cuenta con seguridad y fue remodelado una parte y gran parte del mismo fue construido para la nueva sede, el cual se observa limpio y organizado. Los tomos del protocolo, están cocidos y encuadernados debidamente, presentando la mayor seguridad de integridad y conservación, al final de cada uno de ellos se encuentra la nota de clausura, dando cumplimiento al Decreto 960 de 1970 art 108, art 113.
El local posee buena ventilación.
Cuenta con excelente iluminación natural.
2. PROCESO DE SELECCIÓN DE PERSONAL
El éxito de cualquier organización depende de la calidad del personal electo para el trabajo. Por lo tanto, el procedimiento de selección es una de las más importante para la gestión de nuestra institución.
Pasos para un proceso de selección de personal efectivo
- Analizar las necesidades.
- LLamamiento de personal .
- Preselección.
- Pruebas.
- Entrevista.
- Valoración y decisión.
- Salud ocupacional.
- Contratación e incorporación.
- acompañamiento continuo desde el día cero al trabajador que le brinda tranquilidad y seguridad dentro de la empresa. (nunca dejarlo solo)
3. PROCESO DE SELECCIÓN DE HERRAMIENTAS EN EL TRABAJO
Es de gran relevancia cuando se quiere organizar las personas darles herramientas útiles que permitan desarrollar con comodidad y eficiencia el trabajo a realizar, se escucha permanentemente al personal en sus necesidades, garantizando el uso de los recursos de manera óptima para poder ofrecer la mejor calidad en todos los servicios ofrecidos.
En los comités de grupos primarios que se realizan por áreas de trabajo se revisa que se cuente con los elementos necesarios para el logro de los objetivos planteados, se evalúan remplazos de equipos y herramientas y posibles actualizaciones y controles eficaces. Se llevan a cabo las capacitaciones necesarias y las campañas para generar hábitos de autodisciplina, trabajo limpio, ordenado, consciente y cuidadoso.
En todo momento evaluamos el desempeño de los equipos para remplazar o actualizar oportunamente los diferentes hadwares que se van desgastando por el uso continuo; realizar mantenimientos preventivos a los computadores, softwares, impresoras y fotocopiadora; implementar backups y actualizaciones en sistema notarial, sistemas contables y bases de datos, entre otros.
4. PROCESO DE SELECCIÓN DE CAPACITACIONES
En la Notaría consideramos que formar empleados es un elemento fundamental para el desarrollo de nuestra misión y el crecimiento continuo como empresa. Brindarle la oportunidad al talento humano de adquirir nuevos conocimientos genera en ellos motivación, sentido de pertenencia y confianza para desempeñar las labores asignadas a su responsabilidad e impulsar habilidades cada vez más férreas para suplir las necesidades de nuestros usuarios.
Dentro de los encuentros que agendamos cada mes, analizamos las carencias, debilidades y falencias en cuanto a conocimientos y progreso profesional de cada área y proponemos temas que sean inherentes a todos, buscando el asesor ideal para suplir las necesidades identificadas, el tiempo requerido y la fecha ideal para abordarlas. Para seleccionar cuál es el programa de capacitación más acorde para la Notaría realizamos el siguiente proceso:
1. Observamos e identificamos las necesidades dialogando con los líderes de las áreas.
2. En cuanto a temas de prestación de servicio fijamos los objetivos que deseamos alcanzar, entre ellos buscamos lograr mayor eficiencia; incrementar la productividad y la calidad en la revisión de los procesos para evitar errores y demoras en los tiempos; brindar las herramientas necesarias para tener empleados polifacéticos que solidariamente apoyen diferentes procesos; implementar el trato ágil y amable a los usuarios y manejar las emociones en momentos de crisis o de presión
3. En temas académicos establecemos las debilidades para tener claros los puntos a mejorar, buscando acortar la brecha entre los logros que esperamos alcanzar en nuestros colaboradores y los conocimientos o habilidades que tienen para hacerlo.
Para fijar nuestros objetivos identificamos primero a qué miembros de la Notaría buscamos impactar y luego medimos la capacidad que pretendemos alcanzar exactamente en ellos al terminar la capacitación. Acto seguido, establecemos la variable a medir al momento de evaluar la formación, tanto al final como durante la evolución del proceso; después, definimos los objetivos pedagógicos importantes para el área puntual de la Notaría o para el puesto de trabajo específico y, por último, establecemos el lapso de tiempo en el que deberemos cumplir todos los objetivos planteados.
También tenemos en cuenta al momento de seleccionar la capacitación el grado de formación de las personas que asistirán, la técnica de enseñanza más óptima para lograr que aprendan más rápidamente, las herramientas tecnológicas que dominan y el formato de pedagogía más cómodo para el tema a tratar y los objetivos a alcanzar, combinando métodos prácticos, videos interactivos, simuladores de realidad, charlas, presentaciones, clases y talleres, entre otros.